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物业管理资讯:物业客服“六字诀” 业主投诉巧处理

物业管理资讯:物业客服“六字诀” 业主投诉巧处理

  • 分类:社区服务
  • 作者:&
  • 来源:
  • 发布时间:2019-02-28
  • 访问量:0

【概要描述】业主都是有思想的,有思想就会有理解和处事的差异,在服务客户的过程中,不可能听到的全是赞美声,遇到投诉在所难免。    那么,作为一个出色的服务人员,应如何巧妙的应对业主的投诉呢?    总结:解决业主投诉的六个“字”:听、同、问、办、议、谢     听    基本技巧    (1)不回避不拒绝业户的投诉   (2)面带微笑、直视业户的眼睛(若是电话中,放下手头的事情,安静的听)   (3)保持平静

物业管理资讯:物业客服“六字诀” 业主投诉巧处理

【概要描述】业主都是有思想的,有思想就会有理解和处事的差异,在服务客户的过程中,不可能听到的全是赞美声,遇到投诉在所难免。    那么,作为一个出色的服务人员,应如何巧妙的应对业主的投诉呢?    总结:解决业主投诉的六个“字”:听、同、问、办、议、谢     听    基本技巧    (1)不回避不拒绝业户的投诉   (2)面带微笑、直视业户的眼睛(若是电话中,放下手头的事情,安静的听)   (3)保持平静

  • 分类:社区服务
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  • 发布时间:2019-02-28
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            业主都是有思想的,有思想就会有理解和处事的差异,在服务客户的过程中,不可能听到的全是赞美声,遇到投诉在所难免。
       那么,作为一个出色的服务人员,应如何巧妙的应对业主的投诉呢?
       总结:解决业主投诉的六个“字”:听、同、问、办、议、谢
 
       听
        基本技巧 
      (1)不回避不拒绝业户的投诉
      (2)面带微笑、直视业户的眼睛(若是电话中,放下手头的事情,安静的听)
      (3)保持平静的心情默默聆听
      (4)任业户尽情发泄情绪,不打断业户的陈述
      (5)认真仔细地听,不遗漏细节,总结投诉的核心
      (6)不讨论不争执
 
       必须避免的做法 
      (1)情绪抵触,面色难看
      (2)不耐烦,心不在焉
      (3)同业户争执、激烈讨论,情绪激动
      (4)挑剔业户的态度不好,说话阴阳怪气
      (5)直接回绝业户或中途做其他事情、听电话等
      (6)为自己辩护
 
       业户在提出抱怨的时候一定会加入自己的感情。不会那么理智时,就会随时可能说出某些不理智或粗暴的话来。
 
       所以,客服不要跟投诉的业主辩是非、讲道理。有些业主投诉,只是想发泄一下心中的不满情绪,使自己的心理上得到一种平衡。
 
       所以客服的“耐心聆听”尤为重要,倾听会让你了解业主的真正意图,倾听才能了解业主的个性特点,才能找到正确解决投诉问题的方法。
 
 
       同
        基本技巧 
      (1)认同业户的投诉
      (2)善用亲和的语气去劝慰对方,稳定业户较激动的情绪
      (3)站在业户的立场为对方设想
      (4)对业户的行为表示理解
      (5)虚心接受投诉
      (6)主动做好投诉细节的记录
 
       必须避免的做法 
     (1)批驳业户的投诉
     (2)不做记录,任由事态发展
     (3)表明不能帮助业户
     (4)有不尊重业主的言语行为
     (5)极力狡辩,激化矛盾
     (6)面露不耐烦或讥讽和挖苦表情
 
       对业户的抱怨,首先要做到理解和认同,“虚心接受”业户的投诉,有则改之,无则勉之,只有站在业户的角度想问题,才能解决矛盾,才能想出办法消除这些抱怨。任何辩解和排斥抵触对于解决业户的投诉都是不利的。
 
       问
       基本技巧 
    (1)多问几个为什么
    (2)即便有答案了,也需要业户肯定。比如问:“您说呢?”
    (3)重复业户所说的重点,确认是否理解业户的意思和目的
    (4)了解投诉的重点所在,问题围绕重点
    (5)边想边问,边听边问
    (6)问的问题实际上已经包括了答案
 
     必须避免的做法 
    (1)问题东拉西扯,没有主题
    (2)同一问题重复次数太多
    (3)问题莫名其妙、哗众取宠
    (4)光自己问,不允许业户问
    (5)中途将问题移交给别人处理
    (6)问题牵涉业户隐私
 
       面对投诉,客服往往处于被动地位,为了变被动为主动,很科学地解决业户投诉的问题,客服需要理解业户投诉的动机和投诉的问题实质,提问之前,客服需要仔细思考,而不是应急反应地随意提问,客服的问题要以解决业户投诉的问题为目的。
 
 
        办
        基本技巧 
     (1)具体问题具体分析,按实际情况科学解决投诉
     (2)避免被业户抱怨左右,就事论事,耐心地解释,援引公司的政策制度和国家法律法规进行处理
     (3)处理投诉要公平合理
     (4)对于确实属于客服失误的,早处理
     (5)暂时无法处理的,可将事情详细记录,留下业主的联系电话,并承诺尽快答复(承诺的事情必须办到)
 
        必须避免的做法 
     (1)光说不练
     (2)一味地满足业户要求,给予不合理的承诺
     (3)将问题推给他人处理
     (4)没有处理权限,又不汇报,引起业户不满
     (5)犹豫不决、马马虎虎地处理
 
       实际解决投诉问题是最关键的一步,只有有效地妥善解决了业户的问题,才算完成了对这次投诉的处理。
 
       议
      基本技巧 
    (1)知己知彼,掌握谈判主动权
    (2)谈判当中应先小人,后君子
    (3)让业户先提出的解决方案,然后谈判
    (4)对业户的情绪引导也要求准确、生动、富有感染力的表达能力
    (5)表明有足够的权力解决问题
    (6)迅速执行业主同意的解决方法
 
       必须避免的做法 
    (1)一味地退让,全盘接受业主的方案
    (2)坚守“业主总是对的”原则
    (3)不了解业主真正的需求就进行谈判
    (4)失去自己的立场
    (5)固持己见
    (6)没有将此事追踪到底
 
       和客户谈判这是整个投诉过程的核心阶段。
 
       在谈判时客服有义务维护公司的利益,要了解手中可用的牌,要具备丰富的知识,掌握心理学,牢牢掌握谈判的主动权,要显示出诚意和信心,并表明你有足够的权力解决问题。
 
       谈判的依据是法律和道理,先小人,后君子。绝不一味地退让,要维护自己的立场,也要保证业主满意。
 
 
       谢
       基本技巧 
    (1)真情实意,不做作,不虚假
    (2)感谢业主的批评
    (3)诚心诚意地道歉
    (4)将心比心,语气平和
    (5)表示今后一定改进工作
 
      必须避免的做法 
    (1)简单化地感谢业主
    (2)喋喋不休地感谢
    (3)不情愿地道歉
    (4)一边道歉,一边抱怨
    (5)对不满意的业主表现出不在乎或讨厌的态度
    (6)光感谢,不解决实际问题
 
       不论责任是否在于自己,客服都应该诚心诚意地向业主道歉,并对业主提出的问题表示感谢,努力让业主感觉受到重视。感谢时,态度要真诚;对投诉问题不敷衍,不拖延;解决问题时,一定要让业主感到的诚意。
 
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